Ortaklar Pay Defteri Nasıl Doldurulur?

Ortaklar pay defteri, kanundaki adıyla pay defteri, şirketin pay sahiplerini ve paylardaki her değişikliği gösteren ticari defterdir. Doldurmaya başlamadan önce defterinizin kâğıtta mı, Ticaret Bakanlığının Elektronik Ticari Defter Sistemi’nde (ETDS) mi tutulacağını belirleyin. Ardından her pay sahibine defterde ayrı bir sayfa açın; payı devralan yeni pay sahibi de ayrı bir sayfada izlenir. Anonim şirkette her kayıt, pay sahibinin kimliği, payın nominal değeri, pay sayısı, tertibi, edinme ve kayıt tarihleri dahil en az 11 bilgi içerir (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 9. madde, 2. fıkra). Devrin usulüne uygun yapıldığı ispat edilmedikçe devralan kişi deftere yazılamaz (9. madde, 3. fıkra). Kâğıt defterde kayıtlar arasında boşluk bırakılmaz, satır atlanmaz ve kayıt on günden fazla geciktirilmez (21. madde).

Pay Defteriniz Kâğıtta mı, Elektronik Sistemde mi Tutulacak?

1 Ocak 2026’dan itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen şirketler pay defterini ETDS’de tutmak zorundadır; defter, tescille birlikte ayrıca işlem gerekmeden kullanıma açılır. Bu tarihten önce kurulmuş şirketlerin çoğu ise kâğıt defterle devam edebilir. Hangi gruba girdiğinizi tablodan kontrol edin.

Şirketiniz	Pay defteri nerede tutulur?	Onay
1 Ocak 2026 ve sonrasında tescil edilen anonim veya limited şirket	ETDS, zorunlu	Açılış ve kapanış onayı aranmaz
Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığının iznine tabi anonim şirket	ETDS, zorunlu	Mevcut kâğıt defter, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç altı ay içinde notere kapattırılır
Bunların dışındaki şirketler	Kâğıt defter veya isteğe bağlı ETDS	Kâğıtta açılış onayı: kuruluşta ticaret sicili müdürlüğü, sonraki defterlerde noter

Dayanak, İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ‘in (ETDS Tebliği) 5. ve 9. maddeleridir. Bu tebliğe göre elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmaz. Savunma Sanayii Başkanlığından belge alan belirli savunma sanayii şirketleri için zorunluluk ve kâğıda dönüş yasağı uygulanmaz; bu şirketler fiziki defter tutabilir (ETDS Tebliği 5. madde, 6. fıkra).

Kâğıt defter kullanıyorsanız her yıl noter onayı yaptırmanız gerekmez. Pay defteri, yeterli yaprağı bulunduğu sürece izleyen hesap dönemlerinde açılış onayı yaptırılmadan kullanılmaya devam eder (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 13. madde, 4. fıkra).

Kâğıt defterden ETDS’ye isteğe bağlı geçmek istiyorsanız üç kuralı bilin:

1. Geçiş kararıyla birlikte, kararın alındığı hesap dönemi içinde notere başvurup kâğıt defterlerin kapanış onayını yaptırırsınız (ETDS Tebliği 9. madde, 3. fıkra).
2. İsteğe bağlı geçişte pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri birlikte elektronik ortama taşınır (ETDS Tebliği 5. madde, 2. fıkra).
3. Elektronik ortama geçen şirket bu defterleri yeniden kâğıtta tutamaz; tek istisna 5. maddenin 6. fıkrasındaki savunma sanayii şirketleridir (ETDS Tebliği 5. madde, 3. ve 6. fıkra).

Geçişte kâğıt defterdeki güncel durumu gösteren kayıtlar, sistem kullanıcısı tarafından elektronik pay defterine aktarılır (ETDS Tebliği 6. madde, 2. fıkra). Bu nedenle geçişten önce kâğıt defterdeki son pay dağılımını sermaye tutarıyla karşılaştırın; senede bağlanıp defterden silinen hamiline paylar varsa bunları hesaba katın.

Elektronik Defterde Kaydı Kim Yapar?

ETDS’de kayıtları şirketin yetkilendirdiği sistem kullanıcısı yapar. Sistem kullanıcısını yönetim organı veya yönetici ortaklar belirler; kullanıcı yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar ya da üçüncü kişiler arasından seçilebilir ve birden fazla kişi olabilir (ETDS Tebliği 10. madde, 1. fıkra). Kullanıcı değişikliği için form ile notere veya ticaret sicili müdürlüğüne başvurulur (ETDS Tebliği 10. madde, 3. fıkra).

Kaydı mali müşavire yaptırsanız da sorumluluk şirkette kalır. Bakanlığın sistemi işletmesi, kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmez ve yönetim organının sorumluluğunu kaldırmaz (ETDS Tebliği 14. madde, 2. fıkra). Kayda dayanak karar tutanakları ve diğer belgeleri istendiğinde ibraz etmek üzere saklamanız zorunludur (ETDS Tebliği 12. madde, 3. fıkra).

ETDS’de işlemler dört aşamada yürür. Ekran adları ve kullanım rehberleri etds.ticaret.gov.tr adresinde yayımlanır (ETDS Tebliği 15. madde, 3. fıkra).

1. Kullanıcı tanımlama: Kuruluşta kullanıcı formu MERSİS üzerinden veya kuruluş belgeleriyle verilir. Sonradan geçen şirkette kullanıcıyı, kapanış onayı sırasında noter sisteme tanımlar (10. madde, 2. fıkra, 9. madde, 4. fıkra).
2. İlk kayıt: Kuruluşta pay bilgileri MERSİS’ten aktarılır, kullanıcı eksik bilgileri tamamlar. Geçişte kâğıt defterin güncel durumu kullanıcı tarafından aktarılır (6. madde, 1. ve 2. fıkra).
3. Sonraki kayıtlar: Pay devrini, onay kararı ve dayanak belge bilgileriyle kullanıcı kaydeder; rehin, intifa, haciz ve tedbirler ayrı alana girilir (6. madde, 3. ve 4. fıkra).
4. Düzeltme ve ibraz: Maddi hatayı kullanıcı düzeltir ve düzeltme gerekçesi sistemde görünür (12. madde, 4. fıkra). Bir kaydın ibrazı gerektiğinde sistemden doğrulanabilir nüsha oluşturulur (13. madde, 2. fıkra).

Pay Defterine Hangi Bilgiler Yazılır?

Anonim şirkette pay defterine üç grup kişi yazılır: senede bağlanmamış payların sahipleri, nama yazılı hisse senedi sahipleri ve intifa hakkı sahipleri. Bu kişiler ad, soyad veya unvan ve adresleriyle kaydedilir (Türk Ticaret Kanunu 499. madde, 1. fıkra). Hamiline yazılı hisse senedi sahipleri pay defterine yazılmaz; bunların bilgisi Merkezi Kayıt Kuruluşuna (MKK) bildirilir.

Her kayıtta bulunması gereken 11 bilgi Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 9. maddesinin 2. fıkrasında sayılır. Tebliğ “en az” ifadesini kullandığı için bu listeye ek bilgi yazabilirsiniz, eksik yazamazsınız.

Bilgi	Ne yazılır	Dikkat edin
a) Adı soyadı veya unvanı	Gerçek kişide nüfus kaydındaki ad soyad, tüzel kişide ticaret sicilindeki tam unvan	T.C. kimlik veya vergi kimlik numarasını da ekleyin, aynı isimli kişiler ayrılır
b) İletişim bilgileri	Adres, isterseniz telefon ve e-posta	Adres değişince eski adresi çizip yeni satırda güncelleyin
c) İntifa hakkı sahibi ve ilgili paylar	Varsa intifa hakkı sahibinin adı ve hangi paylar üzerinde hak sahibi olduğu	Yoksa “yoktur” yazın, boş sütun sonradan doldurulmuş izlenimi verir
ç) İntifa hakkı sahibinin iletişim bilgileri	Adres ve iletişim bilgisi	(c) doluysa zorunlu
d) Nominal değer	Bir payın esas sözleşmedeki itibari değeri	Toplam tutarı değil, tek payın değerini yazın
e) Pay sayısı ve toplam tutar	Sahip olunan pay adedi ve adet çarpı nominal değer	Hamiline senede bağlanmış pay yoksa bütün sayfaların toplamı sermayeye eşit olmalı
f) Tertip	Payın çıkarıldığı seri: uygulamada kuruluş payları 1. tertip, sermaye artırımı payları genellikle yeni tertip	Farklı tertipleri aynı satırda toplamayın
g) Edinme tarihi	Kuruluşta tescil tarihi, devirde devrin gerçekleştiği tarih	Kayıt tarihiyle karıştırmayın
ğ) Deftere kayıt tarihi	Kaydı yaptığınız gün	Kâğıt defterde kayıt on günden fazla geciktirilemez
h) Senede bağlanma ve türü	“Senede bağlanmamıştır” veya “nama yazılı pay senedi” ve senet numaraları	Senet basıldıysa kupür ve seri numaralarını yazın
ı) Edinim ve devir açıklaması	Kuruluş, devir, miras, sermaye artırımı ve dayanak belgenin tarihi ve sayısı	Onaya bağlı devirde yönetim kurulu kararının tarih ve sayısını yazın

Nama yazılı hisse senedi basılmışsa kaydın yapıldığı senedin üzerinde de belirtilir (Türk Ticaret Kanunu 499. madde). Senet basımına henüz karar vermediyseniz (h) sütununa “senede bağlanmamıştır” yazmanız yeterlidir; basım sonrası senet numaraları yeni bir açıklama satırıyla eklenir. Basım adımları için nama yazılı hisse senedi nasıl bastırılır rehberine bakabilirsiniz.

Payın üzerinde rehin, haciz veya mahkemenin tedbir kararı varsa bunu açıklama sütununa tarih ve dayanağıyla yazın. ETDS’de rehin, intifa hakkı, tedbir kararları ve haciz için sistemde ayrı bir alan bulunur (ETDS Tebliği 6. madde, 3. fıkra). Kâğıt defterde aynı bilgiyi açıklamaya yazmak, iki ortam arasında geçişte kaydın kaybolmasını önler.

Limited Şirkette Farklı Olanlar

Limited şirkette pay defterine ortakların adları, adresleri, her ortağın esas sermaye payı sayısı, payların devir ve geçişleri, itibari değerleri, grupları ve paylar üzerindeki intifa ve rehin hakkı sahipleri yazılır (Türk Ticaret Kanunu 594. madde). Anonim şirketten üç farkı vardır:

1. Pay yerine esas sermaye payı yazılır, varsa grubu (A grubu, B grubu) ayrıca belirtilir.
2. Rehin hakkı sahipleri kanunda açıkça sayıldığı için ayrı sütun olarak tutulur.
3. Devir, noter onaylı yazılı sözleşme ve şirket sözleşmesinde aksi yoksa genel kurul onayıyla geçerli olur (Türk Ticaret Kanunu 595. madde); pay defteri kaydı bu iki belgeye dayanır. Ticaret siciline tescil başvurusu ayrıca müdürler tarafından yapılır (598. madde).

Her ortak, anonim şirkette olduğu gibi defterde ayrı bir sayfada izlenir (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 9. madde, 8. fıkra).

Pay Defteri Doldurma Örneği: İlk Kayıt Nasıl Yapılır?

Kuruluş kaydında pay sahiplerini, pay sayılarını, nominal değeri ve payların nama mı hamiline mi olduğunu tescil edilmiş esas sözleşmenin sermaye maddesinden ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’ndeki kuruluş ilanından alın. İletişim bilgileri, intifa hakkı, senet bilgisi ve deftere kayıt tarihi gibi alanlar ise pay sahiplerinin bildirdiği bilgilerden ve kaydın yapıldığı günden gelir.

Kâğıt defterde ilk kaydı şu sırayla yapın:

1. Defterin ilk sayfasındaki açılış onayını kontrol edin. Onay yazısında şirket unvanı, MERSİS numarası, defterin türü ve sayfa sayısı bulunur (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 14. madde, 1. fıkra). Unvan veya MERSİS numarası hatalıysa kayda başlamadan onayı yapan makama başvurun.
2. Onay sayfasından sonraki ilk sayfadan başlayın. Pay sahiplerini esas sözleşmedeki sırayla, her birine ayrı sayfa açarak yazın (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 9. madde, 8. fıkra).
3. Her sayfanın başına pay sahibinin adını veya unvanını yazın, ardından 11 bilgiyi tablodaki sırayla doldurun.
4. Açıklama sütununa kaydın dayanağını yazın: “Kuruluş. Esas sözleşme tescil tarihi ve Ticaret Sicili Gazetesi tarih ve sayısı.”
5. Bütün sayfalardaki toplam tutarları toplayın. Kuruluşta bütün paylar deftere yazıldığı için sonuç esas sözleşmedeki sermayeye eşit olmalıdır; değilse kayıtta hata vardır.

Temsili kayıt örneği. Sermayesi 1.000.000 TL olan, 25 TL nominal değerli 40.000 nama yazılı paya bölünmüş bir anonim şirkette yüzde 60 paya sahip kurucu ortağın sayfası şöyle görünür:

Alan	Kayıt
Adı soyadı	Ahmet Yılmaz, T.C. Kimlik No: ………..
İletişim bilgileri	….. Mah. ….. Cad. No: .. Kadıköy / İstanbul, tel., e-posta
İntifa hakkı sahibi	Yoktur
Payın nominal değeri	25 TL
Pay sayısı ve toplam tutar	24.000 pay, 600.000 TL
Tertip	1. tertip
Edinme tarihi	Esas sözleşmenin tescil tarihi
Deftere kayıt tarihi	Kaydın yapıldığı gün
Senede bağlanma ve türü	Nama yazılı, senede bağlanmamıştır
Edinim ve devir açıklaması	Kuruluşta taahhüt edilen paylar. Esas sözleşme tescil tarihi …., TTSG tarih ve sayısı ….

İkinci ortağın 16.000 paylık, 400.000 TL’lik kaydı bir sonraki sayfaya aynı düzenle yazılır. İki sayfanın toplamı 1.000.000 TL’ye ulaştığında kuruluş kaydı tamamlanmıştır.

Kâğıt defterde her kayıt için imza veya paraf şartı Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 9. ve 19-22. maddelerinde yer almaz. Uygulamada kaydı yapan yetkilinin paraf atması, sonradan kaydın kim tarafından ve ne zaman yapıldığının tespitini kolaylaştırır.

ETDS’de ilk kayıt elle yazılmaz: şirket sözleşmesindeki bilgiler tescille birlikte MERSİS üzerinden sisteme aktarılır, aktarılmayan diğer bilgileri sistem kullanıcısı tamamlar (ETDS Tebliği 6. madde, 1. fıkra). Bu durumda göreviniz aktarılan pay sayılarını ve tutarları esas sözleşmeyle karşılaştırmak, iletişim ve senet bilgisi gibi boş alanları doldurmaktır.

Paylarınız hamiline yazılıysa kuruluşta yine sayfa açılır, ancak senetler teslim edildikten sonra bu kayıt defterden silinir. Bu işlem hamiline paylar başlığında anlatılıyor.

Hisse Devri Pay Defterine Nasıl Yazılır?

Hisse devri, devrin usulüne uygun yapıldığı belgelerle ispat edilmeden pay defterine yazılamaz (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 9. madde, 3. fıkra). Kayıt devri kurmaz, devri şirkete karşı görünür kılar: şirketle ilişkilerde yalnız pay defterinde kayıtlı kişi pay sahibi sayılır (Türk Ticaret Kanunu 499. madde). Devralan kişi kayıt yapılmadan genel kurulda pay sahibi olarak yer alamaz.

Anonim şirkette devri şu sırayla işleyin:

1. Devir belgesini kontrol edin. Nama yazılı hisse senedi basılmışsa senedin arkasında devralan adına ciro ve teslim, senet basılmamışsa yazılı devir sözleşmesi aranır. Anonim şirket payının devri için noter onayı şartı yoktur. Devir işleminin kendisi anonim şirketlerde hisse devri nasıl yapılır rehberinde anlatılıyor.
2. Onay gerekip gerekmediğine bakın. Bedeli tamamen ödenmemiş nama yazılı paylar şirketin onayıyla devredilir; pay miras, mirasın paylaşımı, eşler arasındaki mal rejimi veya cebri icra yoluyla geçiyorsa bu onay aranmaz (Türk Ticaret Kanunu 491. madde, 1. fıkra). Esas sözleşmede devir sınırlaması varsa sözleşmeyle yapılan devir şirketin onayına bağlıdır. Onay verilene kadar pay ve ona bağlı haklar devredende kalır (494. madde, 1. fıkra). Aynı sınırlama varken pay miras, mirasın paylaşımı, eşler arasındaki mal rejimi veya cebri icra yoluyla geçerse şirket onayı ancak payları gerçek değeriyle almayı önererek reddedebilir (493. madde, 4. fıkra). Bu hâlde pay mülkiyeti ve malvarlığı hakları hemen, genel kurula katılma ve oy hakkı ise şirketin onayıyla iktisap edene geçer (494. madde, 2. fıkra). Sözleşmeyle yapılan ve onaya bağlı devirde yönetim kurulu kararı alınmadan kayıt yapmayın, kararın tarih ve sayısını açıklama sütununa yazın. Miras ve benzeri geçişlerde onay bekleniyorsa bunu açıklama sütununda belirtin.
3. Devredenin sayfasına devir satırı ekleyin. Devir tarihini, devralanın adını, devredilen pay sayısını ve tertibini, kalan pay sayısını ve tutarı yazın. Eski satırı silmeyin.
4. Devralan için yeni sayfa açın. Payı devralan yeni ortak defterde ayrı bir sayfada izlenir (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 9. madde, 8. fıkra). Devralan zaten pay sahibiyse kendi sayfasına yeni satır ekleyin.
5. Senet varsa kaydı senede işleyin. Nama yazılı hisse senedi üzerinde kaydın yapıldığı belirtilir (Türk Ticaret Kanunu 499. madde).
6. Süreyi kaçırmayın. Kâğıt defterde kayıtlar on günden fazla geciktirilemez (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 21. madde, 3. fıkra).

Miras, mirasın paylaşımı, eşler arasındaki mal rejimi, cebri icra veya mahkeme kararıyla geçen paylarda dayanak belge mirasçılık belgesi, paylaşım sözleşmesi veya kesinleşmiş karardır. ETDS’de bu belgelerin bilgileri, onaya bağlı devirlerde de onay kararının bilgileri sistemdeki ilgili alana kaydedilir (ETDS Tebliği 6. madde, 4. fıkra).

Limited şirkette kaydın dayanağı iki belgedir: tarafların imzaları noterce onaylanmış yazılı devir sözleşmesi ve şirket sözleşmesinde aksi yoksa genel kurul onayı (Türk Ticaret Kanunu 595. madde). Devrin ticaret siciline tescili için müdürler ayrıca başvurur (598. madde); tescil, pay defteri kaydının ön şartı olarak sunulmaz.

Hatalı bir kaydı düzeltirken eski yazıyı silmeyin, karalamayın veya örtücü kullanmayın. Hatalı kayıt okunabilir kalacak şekilde temiz bir çizgiyle çizilir ve doğrusu yanına yazılır (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 22. madde, 2. ve 3. fıkra). ETDS’de maddi hatayı sistem kullanıcısı düzeltir ve düzeltmenin maddi hata nedeniyle yapıldığı sistemde belirtilir (ETDS Tebliği 12. madde, 4. fıkra).

Sermaye Artırımında Kayıt

Sermaye artırımıyla çıkarılan yeni paylar, artırım ticaret siciline tescil edildikten sonra deftere yazılır. Yeni paylar için pay sahibinin sayfasına ayrı bir satır ekleyin: yeni pay sayısı, nominal değer, tertip, artırımın tescil tarihi ve dayanak kararın tarih ve sayısı bu satırda yer alır. Uygulamada artırım payları genellikle yeni tertip olarak gösterilir. Satırın kime ekleneceği artırımın türüne göre değişir:

1. Nakdi artırım: Yeni pay alan pay sahiplerinin sayfasına satır eklenir. Rüçhan hakkını kullanmayan ortağın sayfasına satır eklenmez, artırıma katılan yeni ortak için yeni sayfa açılır.
2. İç kaynaklardan artırım: Tescil anında mevcut pay sahipleri, paylarının sermayeye oranına göre bedelsiz payları kendiliğinden edinir (Türk Ticaret Kanunu 462. madde, 3. fıkra). Bu nedenle her pay sahibinin sayfasına bedelsiz pay satırı eklenir; rüçhan hakkı kullanımı aranmaz.

Artırımdan sonra sayfa toplamlarını yeni sermaye tutarıyla karşılaştırın; senede bağlanıp defterden silinen hamiline paylar bu toplamın dışında kalır. Artırım sonrası hisse senedi basacaksanız sermaye artırımından sonra pay senedi basımı rehberindeki sırayı izleyin.

Hamiline Paylar Pay Defterinde Nasıl Gösterilir?

Senede bağlanmamış hamiline paylar, hisse senetleri basılıp pay sahiplerine teslim edildiği tarihten itibaren 10 gün içinde, defterde açıklama yapılarak pay defterinden silinir (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 9. madde, 5. fıkra). Silme satırına teslim tarihini, senet numaralarını ve kaydın silinme gerekçesini yazın.

Senet teslim edildikten sonra hamiline payların devri pay defterine işlenmez. Hamiline hisse senedinin devri, şirket ve üçüncü kişiler bakımından zilyetliğin geçirilmesi ve devralanın MKK’ya bildirimiyle hüküm ifade eder (Türk Ticaret Kanunu 489. madde, 1. fıkra). 10 Temmuz 2025 değişikliğiyle Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ de pay sahibi sayılmayı, senedin zilyedi olduğunu ispat etmeye ve MKK’ya bildirilmiş olmaya bağladı (9. madde, 4. fıkra). Bildirim yapılmadıkça senet geçersiz olmaz, ancak paya bağlı haklar kullanılamaz. MKK kaydının adımları için hamiline yazılı hisse senedi rehberine bakabilirsiniz.

Defter Dolduğunda veya Kaybolduğunda Ne Yapılır?

Kâğıt pay defteri dolduğunda veya kaybolduğunda yeni defter, kullanılmaya başlanmadan önce notere açılış onayı yaptırılarak açılır. Dolan defterde eski defter, kayıpta mahkemeden alınan zayi belgesi notere birlikte götürülür (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 13. madde, 6. fıkra). Bu belge olmadan yeni pay defterine açılış onayı yapılmaz.

Defter dolduysa:

1. Yeni defteri satın alın ve dolan defterle birlikte notere götürün.
2. Noter yeni defterin açılış onayını yapar ve eski deftere yeni defterin onay tarihini ve sayısını şerh olarak düşer. Bu şerhi gören noter aynı eski defter için tekrar açılış onayı yapamaz (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 13. madde, 6. fıkra).
3. Yeni defterin ilk sayfalarına her pay sahibinin güncel durumunu, eski defterin sayfa numarasına atıfla nakil kaydı olarak yazın. Bu kayıt bir pay devri değildir; açıklama sütununa “defter yenilenmesi nedeniyle nakil” yazın. Yöntem mevzuatta düzenlenmemiştir, ancak yeni defterin tek başına okunabilmesini sağlar.
4. Eski defteri saklayın. Ticari defterler on yıl saklanır; süre son kaydın yapıldığı takvim yılının bitişiyle başlar (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 12. madde, 1. ve 3. fıkra).

Defter dolmuşsa yeni kâğıt defter yerine ETDS’ye geçmeyi de değerlendirebilirsiniz. Geçiş kararıyla notere kapanış onayı yaptırırsınız ve sonraki kayıtlar sistemde tutulur, ancak savunma sanayii istisnası dışında bir daha kâğıt deftere dönemezsiniz (ETDS Tebliği 5. madde, 3. ve 6. fıkra, 9. madde, 3. fıkra).

Defter kaybolduysa veya zarar gördüyse:

1. Yangın, su baskını, deprem gibi bir afet ya da hırsızlık nedeniyle kaybı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün içinde, işletmenin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden zayi belgesi isteyin. Bu dava hasımsız açılır (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 12. madde, 4. fıkra, 10 Temmuz 2025 değişikliğiyle).
2. Zayi belgesi ve yeni defterle notere başvurup açılış onayı yaptırın.
3. Pay sahipliğini dayanak belgelerden yeniden kurun: tescilli esas sözleşme, Ticaret Sicili Gazetesi ilanları, devir sözleşmeleri, cirolu senetlerin fotokopileri ve yönetim kurulu onay kararları.
4. Yeni defterdeki ilk kayıtların açıklama sütununa, kaydın hangi belgeye dayanılarak yeniden oluşturulduğunu yazın.

ETDS’de defterin fiziki olarak kaybolması söz konusu olmaz: elektronik defterler Bakanlığın bilgi sisteminde muhafaza edilir ve Bakanlık kayıtların güvenli saklanmasından sorumludur (ETDS Tebliği 11. madde, 1. fıkra). Sistemin kullanılamadığı durumlar için Bakanlık ayrıca usul belirler (15. madde, 2. fıkra). Kayda dayanak fiziki belgeleri şirket saklamaya devam eder.

Sık Yapılan Hatalar

Pay defterindeki hataların çoğu kaydın yanlış zamanda yapılmasından veya eski kaydın silinmesinden doğar. Kâğıt defterde silinmiş ya da üzerine yazılmış bir kayıt, defterin delil değerini zayıflatır ve sonraki devirlerde pay sahipliğinin ispatını zorlaştırır.

#	Yanlış	Doğrusu
1	Pay defterine her yıl noter onayı yaptırmak	Yeterli yaprak varsa izleyen yıllarda açılış onayı gerekmez (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 13. madde, 4. fıkra)
2	2026’da kurulan şirket için kâğıt pay defteri almak	1 Ocak 2026 sonrası tescil edilen şirkette defter ETDS’de kendiliğinden açılır
3	Devri, sözleşme veya onay kararı gelmeden deftere yazmak	Devir belgelerle ispat edildikten, onaya bağlıysa yönetim kurulu kararı alındıktan sonra yazılır
4	Devredenin eski satırını silmek, üzerine yazmak veya örtücü kullanmak	Eski satır okunur kalır, devir yeni satırla işlenir, hata temiz bir çizgiyle düzeltilir
5	Anonim şirket payının devri için noter onayı aramak	Noter şartı limited şirket payına aittir, anonim şirkette ciro ve teslim veya yazılı devir yeterlidir
6	Hamiline hisse senedi devirlerini pay defterine işlemek	Senet teslim edilince kayıt 10 gün içinde silinir, sonraki devirler MKK’ya bildirilir
7	Sermaye artırımını genel kurul kararı tarihiyle yazmak	Yeni paylar tescilden sonra, tescil tarihiyle ayrı satır olarak yazılır
8	Sayfa toplamlarını kontrol etmemek	Sayfa toplamı, defterden silinen hamiline paylarla birlikte tescilli sermayeye eşit olmalıdır

Her kayıttan sonra üç şeyi kontrol edin: dayanak belgenin tarihi ve sayısı açıklama sütununda yazılı mı, devredenin kalan payı doğru hesaplanmış mı, sayfa toplamları, varsa defterden silinen hamiline paylarla birlikte sermayeyle örtüşüyor mu. Nama yazılı hisse senedi basacaksanız senet üzerindeki pay sahibi, pay sayısı ve tertip bilgileri pay defteriyle birebir aynı olmalıdır; defterle uyuşmayan senet, pay sahipliği tartışmasında ilk itiraz noktası olur.

Kurumsal hattımız olan 0542 645 60 29 veya paysenedi@hotmail.com üzerinden bize ulaşabilirsiniz.